Zakonom o računovodstvu, Općim poreznim zakonom, Zakonom o porezu na dohodak, ali drugim propisima uređena je obveza čuvanja poslovne dokumentacije. U članku su prikazani rokovi, način i ostala pravila vezana uz čuvanje računovodstvene dokumentacije. Također, i nakon brisanja trgovačkog društva iz sudskog registra potrebno je računovodstvenu dokumentaciju čuvati u za to propisanim rokovima. Izmjenama Zakona o trgovačkim društvima objavljenima u Narodnim novinama br 34. iz 2022. godine ukinuta je obvezna predaja poslovnih knjiga Hrvatskoj gospodarskoj komori već je „vraćeno“ na staro gdje je likvidator društva dužan čuvati ili povjeriti na čuvanje poslovne knjige društva.
Čuvanje poslovnih knjiga, financijskih izvještaja i poreznih prijava
Prema Zakonu o računovodstvu:
Knjigovodstvene isprave čuvaju se:
- trajno – isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi,
- najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu,
- najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige.
Poslovne knjige čuvaju se:
- najmanje jedanaest godina – dnevnik i glavna knjiga,
- najmanje jedanaest godina – pomoćne knjige.
Rok čuvanja počinje teći nakon zadnjeg dana poslovne godine na koju se dokumentacija odnosi.
Kao mjesto čuvanja poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava navodi se Republika Hrvatska, no poduzetnik može odlučiti i čuvati poslovne knjige i izvan Republike Hrvatske, ali ne izvan Europske unije.
Način čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisan je Zakonom o računovodstvu, Općim poreznim zakonom i Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima. Navedeni propisi obvezuju poslovne subjekte čuvati ih u papirnatom obliku, na nositelju elektroničkog zapisa (CD, tvrdi disk, disketa ili sličan nositelj podataka) ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Rokovi čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja prema Zakonu o računovodstvu i prema Općem poreznom zakonu.
| Knjigovodstvena isprave – čl. 7. Zakona o računovodstvu | Rok čuvanja poslovne dokumentacije |
| Isplatne liste | Trajno |
| Analitička evidencija o plaćama za koju se plaćaju obvezni doprinosi | |
| Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u glavnu knjigu | 11 godina |
| Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige | |
| Poslovne knjige – | |
| Glavna knjiga | 11 godina |
| Dnevnik | |
| Pomoćne knjige (knjiga blagajne, knjiga ulaznih računa, knjiga izlaznih računa, analitičko knjigovodstvo sirovina i materijala, analitičko knjigovodstvo dugotrajne imovine i slične pomoćne poslovne knjige) | 11 godina |
| Financijski izvještaji – Čl. 15., čl. 17. i čl. 18. Zakona o računovodstvu | |
| Bilanca | Trajno |
| Račun dobiti i gubitka | |
| Izvještaj o novčanom tijeku | |
| Izvještaj o promjenama kapitala | |
| Bilješke uz financijske izvještaje | |
| Konsolidirani financijski izvještaj | |
| Revizorsko izvješće | |
| Godišnje izvješće |
Pregled rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga obveznika Zakona o porezu na dohodak
Rokovi čuvanja poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava obrtnika i s obrtom izjednačenim zanimanjima.
| Knjigovodstvene isprave i poslovne knjige | Rok čuvanja poslovne dokumentacije |
| Isplatne liste | Trajno |
| Analitička evidencija o plaćama za koju se plaćaju obvezni doprinosi | |
| Knjiga primitaka i izdataka | 11 godina |
| Evidencija o tražbinama i obvezama | |
| Popis dugotrajne imovine | |
| Evidencija o nabavi i uporabi reprodukcijskog i potrošnog materijala | |
| Knjiga ulaznih računa | |
| Knjiga izlaznih računa | |
| Dokumenti o ispravcima računa, dokazi o izvozu odnosno uvozu, dokumenti na osnovi kojih su korištena oslobođenja od poreza, obračuni poreza kao i svu drugu dokumentaciju bitnu za utvrđivanje i plaćanje porezne obveze | |
| Knjiga prometa (obveznik u sustavu PDV-a) | |
| Knjiga prometa (obveznik nije u sustavu PDV-a) | |
| Dokumentacija koja se odnosi na oporezivanje nekretnina (obveznik u sustavu PDV-a) |
Detaljnije informacije o navedenoj temi možete pročitati u sljedećem članku:
https://www.rif.hr/pregled-rokova-i-nacin-cuvanja-poslovne-dokumentacije-3/